LOPENDE ZAKEN

11 februari 2010

“COLLECTIEF PARTICULIER OPDRACHTGEVERSCHAP, PARTIJEN EN PROCES”

VERHAAL VRIJBURCHT

(dit document zou eigenlijk onder ‘reglment’ moeten staan)

(vastgesteld dd 24 november 2009 tijdens ALV)

1. Inleiding

Jaarlijks, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, brengt het bestuur zijn jaarverslag uit en legt, onder overlegging van een balans en een staat van baten en lasten, rekening en verantwoording af over zijn in het afgelopen jaar gevoerde bestuur. Ingevolge de statuten van de VvE wordt een kascommissie benoemd. Deze kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen. Om de taak, werkwijze en bevoegdheid van de kascommissie
nader te regelen, is in de ALV van de VvE van 24 november 2009 het reglement voor de kascommissie vastgesteld. De kascommissie dient er bij haar werkzaamheden vanuit te gaan dat de gepresenteerde cijfers van de penningmeester van het bestuur van de VvE een juist en volledig beeld geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde uitgaven rechtmatig zijn.

2. Kascommissie

2.1 Samenstelling

De kascommissie van de VvE bestaat uit twee of drie leden. De leden van de kascommissie zijn geen lid van het bestuur. Ook hebben zij het te controleren boekjaar geen zitting gehad in het bestuur. De leden van de kascommissie zijn eigenaar of huurder van een woning of bedrijfsruimte in Vrijburcht. Wanneer het aantal leden daalt, blijft de kascommissie bevoegd.

2.2 Benoeming leden

Ieder jaar treedt één lid van de kascommissie af en is niet direct herkiesbaar. De leden van de kascommissie stellen met inachtneming van een maximale zittingsduur van drie jaar een rooster van aftreden op. De kascommissie is bevoegd in tussentijdse vacatures tijdelijke commissieleden te benoemen. Een tussentijdse benoeming is van kracht tot de eerstvolgende ALV van de VVE, die alsdan de benoeming kan bevestigen. Het bestuur doet zonodig elk jaar in de ALV een benoemingsvoorstel voor de vacature(s) in de kascommissie dat is afgestemd met de voorzitter van de nog fungerende kascommissie.

2.3 Voorzitter

De kascommissie benoemt uit haar midden een voorzitter.

2.4 Beëindiging lidmaatschap

Het lidmaatschap van de kascommissie eindigt, behalve door het verstrijken van de zittingsduur, wanneer de betrokkene geen eigenaar of huurder meer is van een woning of bedrijfsruimte in Vrijburcht. De leden van de kascommissie zijn bovendien bevoegd hun lidmaatschap van de kascommissie door middel van een schriftelijke mededeling aan het bestuur op te zeggen. Indien alle leden tegelijkertijd vertrekken, benoemt het bestuur zo snel mogelijk een nieuwe kascommissie. Deze benoeming dient op de eerstvolgende ALV bekrachtigd te worden.

2.5 Schorsing, ontslag en geheimhoudingsplicht

Een lid van de kascommissie kan door de voorzitter van de kascommissie worden geschorst, onder vermelding van de reden van de schorsing. De schorsing blijft van kracht tot de eerstvolgende ALV van de VvE. Alsdan kan de ALV van de VVE besluiten tot ontslag van het kascommissielid. Zowel gedurende als na het eindigen van het lidmaatschap van de kascommissie betrachten de kascommissieleden geheimhouding naar externe derden ten aanzien van de aan hen verstrekte gegevens van de VvE.

3. Taak kascommissie

De kascommissie onderzoekt de rekening en verantwoording van het bestuur en brengt aan de algemene vergadering verslag uit van haar bevindingen. Het oordeel van de kascommissie heeft betrekking op de effectiviteit van het gevoerde financieel beleid. De bevindingen, c.q. het advies tot decharge van het bestuur worden schriftelijk uitgebracht in een kascommissieverslag, dat wordt gevoegd bij de vergaderstukken voor de ALV van de VvE. De kascommissie zorgt ervoor dat haar verslag op zodanig tijdstip gereed is dat het door het
bestuur bij de vergaderstukken voor de ALV gevoegd kan worden. Daarnaast zal een door de kascommissie afgevaardigd lid tijdens de ALV een toelichting op het verslag geven. Verslagen van de kascommissie dienen conform de geldende wettelijke richtlijn zeven jaar te worden bewaard.

4. Aan de kascommissie ter beschikking te stellen informatie

Voor het goed kunnen uitvoeren van haar werkzaamheden, dient de kascommissie inzage te krijgen in:
a. de definitieve versie van het jaarverslag van het bestuur, inclusief de balans
en de staat van baten en lasten;
b. de kas en de bijbehorende boeken en bescheiden;
c. de bestuursbesluiten m.b.t. substantiële afwijkingen van de begroting.

5. Werkwijze van de kascommissie

Voor het voorbereiden van het verslag van de kascommissie wordt een vergadering belegd waaraan naast de leden van de kascommissie ook de penningmeester van het bestuur zal deelnemen. De voorzitter van de kascommissie stelt in overleg met de deelnemers datum, tijd en plaats van deze vergadering vast. De leden kunnen besluiten tot een extra vergadering van de kascommissie.
Onder onderzoek naar de effectiviteit van het gevoerde financiële beleid wordt verstaan dat aandacht besteed is aan de volgende punten.

• Controleren of uitgaven hebben plaatsgevonden overeenkomstig de begroting. Uitgaven die niet in de begroting waren opgenomen of substantieel afwijken van de begroting dienen door een besluit van het bestuur of de ALV te zijn gedekt. Tevens dient de kascommissie in overweging te nemen of een dergelijk besluit van het bestuur gezien de
  omstandigheden redelijk is.
• Controleren of inkomsten zijn binnengekomen overeenkomstig de begroting. Indien inkomsten substantieel afwijken, naar de redenen hiervan vragen.
• Beoordelen of de renteontvangsten in relatie tot de beschikbare geldmiddelen redelijk zijn. Indien dit niet het geval is, de hoogte van het behaalde rendement met de penningmeester bespreken.

Indien volgens de commissie controle en beoordeling volgens bovengenoemde drie punten tot een positief oordeel hebben geleid, adviseert zij de ALV tot het verlenen van decharge. Overige adviezen in de financiële sfeer staan los van dit advies tot decharge.

6. Vaststelling en wijziging van het reglement

Dit reglement wordt vastgesteld en gewijzigd door de ALV van de VvE. De ALV kan het bestuur opdragen voorstellen ter zake in te dienen. Het bestuur kan hiertoe ook zelf het initiatief nemen. Deze voorstellen zullen worden vergezeld door een preadvies van de kascommissie.

uittreksel splitsingsacte Vrijburcht2005(geanonimiseerd)